独立系のSchlotzsky'sとCinnabonのフランチャイジーは、価格改定にかかる時間を95%削減しました。このフランチャイジーは、年間で最大$100Kのキャッシュフローを解放しうるワークフローを構築しました。

Ted Taylorは半導体業界で25年のキャリアを積んだ後に飲食業界に入った、独立系フランチャイジーです。TedはChatGPTを用いて調査や文書作成といった時間のかかる作業を加速させています。また、OpenAIの技術を使って、メニュー価格設定、人員配置、設備メンテナンス、ポリシーといった顧客の目に触れない業務をより速くこなしています。

価格改定・給与計算の時間削減と人件費削減の見込み

TedはChatGPT Workを使用し、価格、売上、予測、シフト、人件費にまたがる大量のデータを集めて分析することで、各店舗のどこに注意が必要かについての推奨を得ています。これにより、価格改定にかかる時間を95%減らし、給与計算の実行において4時間を削減しています。メニューの価格改定は年1回の取り組みであり、レシピ原価、商品の人気、地元の競合の価格、提供量、店内とデリバリーの注文それぞれの収益構造の違いを複合的に分析する必要があります。TedはChatGPT Workでこれらの要因をまとめ、価格の推奨を5日ではなく1〜2時間で得ています。

ニューメキシコ州でSchlotzsky'sとCinnabonの共同ブランド店3店舗を運営する独立系フランチャイジーであるTed Taylorの見積もりでは、スケジューリングの改善により、最終的には3店舗全体で時給ベースの人件費を売上の1〜2パーセントポイント削減できる可能性があります。これにより年間5万〜10万ドルのフリーキャッシュフローが加わり得て、賃上げ、ボーナス、事業への投資、利益分配の増額に使えるとしています。

価格推奨を得る手順と、初回の手作業との比較

Ted Taylorはまず、地元の競合の価格動向、提供量、相対的な食品の品質に基づいて、ChatGPT Workで価格目標と価格戦略を調査・設定します。次に、現在の店内およびデリバリーの価格をつけた、カテゴリ分けしたメニュー項目の一覧をChatGPT Workに渡します。さらに、各価格セットを全体でどれだけ引き上げたいか、およびどの項目の値上げ幅を大きく、または小さくするかを、主に先にChatGPTで行った調査に基づいて指定します。ChatGPT Workは項目ごとの販売履歴と仕入先価格を入力として追加すると分析をより詳細にでき、これらの入力を使って価格変更による売上への影響を推定し、原価目標を軸に項目ごとの価格を最適化できます。ChatGPT Workは推奨する店内およびデリバリーの価格を載せたスプレッドシートを返します。この出力は、顧客維持、価格ショックの最小化、アドオンの最適な位置づけといった事業成果を最適化するよう設計した全体の価格戦略に関連づけることまで行います。

Tedが初めてChatGPT Workを価格設定に使ったときは、同じ分析を手作業でも実施しました。彼は、ChatGPT Workはより深い地域比較を行い、一部の項目が競争力を失うことになりかねなかった値上げを避けるのに役立ったと述べています。そして、すぐに最初の推奨の作成にChatGPTを使う方式に切り替えました。TedにとってChatGPT Workの価値は節約できた時間にとどまりません。以前なら省いたかもしれない分析ができるようになり、顧客や従業員、そして事業の成長にもっと時間を使えるようになりました。

人件費の分析とスケジュール作成

フランチャイジーのTed Taylorは、ChatGPT Workを人件費の管理に2つの方法で使っています。一つは3店舗の人件費の推移を確認することであり、もう一つは週間シフト表をより良く作る方法を試すことです。

Tedは労務分析のために、ChatGPT Workに自身の売上データと労務データへの読み取り専用アクセスを与えました。ChatGPT Workは、予定・予算・実績の労働時間を、売上予測および実績売上と比較します。また、過去12週間も確認し、売上予測を日常的に上回る、または下回る店舗を考慮に入れます。労務分析の実行時には、残業、計画より長引くシフト、人員配置の穴を指摘して、マネージャーが確認すべき点を強調するレポートも出します。

スケジューリングのテストにおいて、TedはChatGPT Workに各従業員の役割・研修・勤務可能時間・給与を載せた従業員名簿と、売上水準ごとの店舗の人員配置ニーズを渡しました。Tedとマネージャーは、ChatGPT Workが提案したスケジュールを、マネージャー自身が作ったであろうスケジュールと比較しました。そこで、混雑する時間帯にいつ人員を追加するかというルールが抜けていることを見つけ、ChatGPT Workへの指示を改善しました。

現在、ChatGPT Workはその店舗の完全なスケジュールを作成しています。マネージャーはそれを確認し、必要なら調整して、レストランのスケジューリングシステムに入力します。

ポリシー作成や現金照合など日常業務での活用

フランチャイジーのTedは、ChatGPT Workを日常業務にも使用しています。具体的には、HRポリシーの作成や現金の照合、備品・修理依頼の管理などを行っています。ニューメキシコ州が飲食店に対し、体液（bodily-fluid）が関わる事故への書面の手順を保持することを義務づけ始めたとき、TedはChatGPTを使って約30秒でその草案を作成しました。また、従業員ハンドブック用のソーシャルメディアポリシーが必要になった際も、ChatGPTは指針の草案を素早く作る助けとなりました。外部のHR会社が後にこの内容を確認しましたが、変更は行われませんでした。

Tedは、自身の運営する3店舗の現金を毎月ChatGPT Workで照合しています。各店舗の現金取引データと銀行記録をアップロードすると、ChatGPT Workが取引を対応する入金と比較します。この月次の現金照合は、以前は3時間かかっていましたが、ChatGPT Workの利用後は5〜10分になりました。さらに、ChatGPT Workで給与計算の入力内容を要約することで、給与計算サイクルごとに4時間の作業時間を削減しています。

Tedは、ChatGPT Workを用いて従業員が備品や修理を依頼できるウェブポータルを構築しました。このポータルは専用のメールアドレスでTedに通知を行い、各依頼のステータスを追跡します。

結果を比較して確認する使い方

Schlotzsky'sとCinnabonのフランチャイジーであるTedによるChatGPT Workの使い方は、小規模事業主なら誰にでも実践的です。Tedは判断に使うのと同じデータとガイドラインをChatGPTに渡し、その出力を自分でやる場合のやり方と比較します。

Tedは結果への自信が増すにつれ、ChatGPT Workをより多くの業務に広げていますが、実施する前に常に結果を確認しています。